introduccion


es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información entraría dentro de la categoria de Gestion y no en la de Ofimática como algunOS SON s un sistema de gestión de base de datos. • Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar: • Tablas para almacenar los datos. • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet.

1. s un sistema de gestión de base de datos. • Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar: • Tablas para almacenar los datos. • Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita. • Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas. • Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico. • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet.
2. ¿Qué es una base de datos?  Es un conjunto de registros organizados para un uso determinado.  Su extensión es .MDB (motor de la base de datos).  Almacena y trata la información utilizando una gestión de bases de datos relacional, se la denomina como tal porque puede tener más de una tabla con relaciones entre ella.
3. ¿Cómo se compone? • Tablas: son el \"corazón\" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). • Consultas: son \"herramientas\" que sirven para \"eliminar\" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan. • Formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. • Informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes. • Macros: automatizan las funciones de la base de datos. • Módulos: registran de Access Basic (programación).
4. Tabla de datos Es el objeto de Access que se utiliza para almacenar los datos.  Contiene información sobre un tema en particular  Contiene campos que almacenan los diferentes tipos de datos  Se compone de campos y registros  Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada Tomando de ejemplo una biblioteca, la organización de ésta en tablas podría vincularse con los clientes, que a su vez los distintos campos incluirían información sobre los datos personales de éstos, sobre los libros que toman prestados, etc.
5. Campos Éstos almacenan los diferentes tipos de datos como (tomando el ejemplo de la biblioteca) podrían ser: el nombre del cliente, el código, el libro que tomó prestado, la fecha de devolución, etc. Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se lo llama Registro. Un ejemplo de registro sería: Registro 1 Registro 2 Registro 3
6. Tipos de datos Cada campo debe tener identificado uno. Los tipos de datos determinan la clase y el rango de valores que se pueden introducir en el campo, como así también la capacidad de almacenamiento en éste. Los distintos tipos de datos son: • Texto: Texto o combinaciones de texto y números. Por Ej.: nombres, direcciones, códigos postales, etc. Contiene hasta 255 caracteres. • Memo: Texto largo y números, como comentarios y explicaciones. Contiene hasta 64.000 caracteres. • Numérico: Datos numéricos que permiten realizar cálculos matemáticos pero no financieros. Se debe establecer la propiedad Tamaño del Campo para definir el tipo de dato numérico específico. • Fecha/Hora: Fechas y horas. Existen grandes variedades de formatos para su presentación. • Moneda: Valores monetarios. Mantiene un número fijo de dígitos a la derecha del decimal. • Contador: Números sucesivos insertados automáticamente por Microsoft Access. Es una buena clave principal. • Sí/No: También Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los campos sólo contendrán uno de los dos valores. • Objeto OLE: Objetos creados en otros programas con el protocolo OLE que se pueden vincular o incrustar en una base de datos a través de un control en un formulario o informe. Se limita por el espacio en disco.
7. ¿Cómo crear una tabla de datos? • Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. • Hacer clic en la opción Crear una tabla en vista diseño. • Hacer clic en el botón Nuevo. • Seleccionar Vista Diseño y aceptar.
8. Aparecerá la ventana de diseño de la tabla. En la tabla se encuentran el nombre del campo (introducido por usuario), el tipo de datos (en el cual se especificará el deseado y debajo aparecerán las propiedades para modificar) y la descripción (no es de suma importancia ya que únicamente indica la descripción de los datos para que otra persona los pueda introducir).
9. • Se seguirá completando la tabla con todos los datos. • Antes de guardarla debemos asignar una clave principal a alguno de sus campos. Ésta proporciona un valor único para cada fila de la tabla, es un identificador de registros. No puede haber más de una clave principal , pero sí puede estar compuesta por más de un campo. Se aplica a los campos haciendo clic en la barra de herramientas en la opción Clave principal. • Luego se procede a la opción Guardar, y si esta tabla no tiene un nombre asignado, aparecerá un cuadro de diálogo. • Al finalizar este proceso si no se indicó ninguna clave principal, se

ir a pagina principal